خرید سیستم کنفرانس، چطور و چگونه؟

خرید سیستم کنفرانس، چطور و چگونه؟

زمانیکه نیاز به سیستم کنفرانس صوتی در سازمان شما احساس شد بهتر است قبل از تماس با فروشندگان سیستم‌های کنفرانس موارد ذیل را بررسی نموده و پاسخ آنها را برای سهولت در مذاکره و نتیجه‌گیری سریعتر، از قبل آماده نمایید:

سالن شما چه کاربری‌هایی دارد؟

بررسی اینکه در سالن کنفرانس سازمان شما علاوه بر جلسات کاری ممکن است کلاس‌های آموزشی، پخش فیلم، برگزاری مراسم عمومی و از این قبیل مراسم‌ها برگزار گردد، به فروشنده کمک می‌کند طرح مناسب‌تری به شما پیشنهاد دهد و بالعکس به شما نیز کمک میکند پیشاپیش سطح توقعات خود را به فروشنده گوشزد نمایید.

تعداد نفرات حاضر در سالن چند نفر است؟

حداکثر نفرات حاضر در سالن و حداکثر نفراتی که امکان صحبت کردن خواهند داشت یکی از آیتم‌های اساسی است که هر فروشنده‌ای از شما خواهد پرسید. تعداد میکروفن‌های کنفرانس بر این اساس تعیین میگردد.

تهیه و آماده سازی نقشه و عکس از سالن:

از هر فروشنده‌ای بخواهید قبل از ارائه طرح حتما از سالن شما بازدید نماید ولی قبل از آن ارائه نقشه و عکس از زوایای مختلف سالن باعث می‌گردد بتوانید اطلاعات بهتری در اختیار فروشندگان قرار دهید و آنها با دید بهتری طرح اولیه خود را آماده نمایند.

در خواست مشاوره از شرکت‌های معتبر:

بهتر است قبل از گرفتن پیشنهاد قیمت از شرکت‌ها، از آنها بخواهید بدون توجه به مارک و برند سیستم‌های کنفرانس شما را با فناوری‌های جدید این صنعت آشنا نمایند. در این صورت شما آگاهانه‌تر با فروشندگان مذاکره خواهید نمود و در نهایت سالن “به روزتری” خواهید داشت.

پس از بازدید و ارائه پیشنهاد فنی و مالی سیستم کنفرانس از طرف فروشندگان، برای انتخاب بهترین طرح علاوه بر در نظر گرفتن بودجه سازمانی باید موارد زیر را هم بررسی نمایید:

– آیا فروشنده راه حل کاملی برای تجهیز سالن کنفرانس به شما ارائه داده است؟ آیا در صورت محدودیت بودجه می‌توانید آن را در چند فاز به انجام برسانید؟

-آیا هزینه‌های نصب و راه اندازی در قیمت‌های سیستم کنفرانس محاسبه گردیده است؟

-آیا سیستم کنفرانس پیشنهادی با سایر سیستم‌های صوتی تصویری از قبیل ویدئو کنفرانس سازگار است؟

-آیا استفاده از سیستم کنفرانس برای کاربران و اپراتورهای سازمان شما آسان است؟

-آیا فروشنده سابقه فروش و انجام پروژه‌های مشابه را دارد؟ ( هر چه پربارتر باشد احتمالا برای شما نیز انتخاب بهتری است!)

-آیا برند سیستم کنفرانس معرفی شده دارای وب سایت رسمی بوده، جزوه برندهای بین المللی است و با گارانتی معتبر ارائه می‌گردد؟

در نهایت با در نظر گرفتن این موارد و با بررسی سوابق فروشنده، امید است بتوانید سالن کنفرانس خود را با جدیدترین سیستم‌های کنفرانس صوتی و تصویری تجهیز نمایید و جلسات پرباری در آن برگزار نمایید.