سیستم کنفرانس، چطور و چگونه یک خرید خوب داشته باشیم؟

سیستم کنفرانس، چطور و چگونه یک خرید خوب داشته باشیم؟

زمانیکه نیاز به سیستم کنفرانس صوتی در سازمان شما احساس شد بهتر است قبل از تماس با فروشندگان سیستم‌های کنفرانس موارد ذیل را بررسی نموده و پاسخ آنها را برای سهولت در مذاکره و نتیجه‌گیری سریعتر، از قبل آماده نمایید:

سالن شما چه کاربری‌هایی دارد؟

بررسی اینکه در سالن کنفرانس سازمان شما علاوه بر جلسات کاری ممکن است کلاس‌های آموزشی، پخش فیلم، برگزاری مراسم عمومی و از این قبیل مراسم‌ها برگزار گردد، به فروشنده کمک می‌کند طرح مناسب‌تری به شما پیشنهاد دهد و بالعکس به شما نیز کمک میکند پیشاپیش سطح توقعات خود را به فروشنده گوشزد نمایید.

تعداد نفرات حاضر در سالن چند نفر است؟

حداکثر نفرات حاضر در سالن و حداکثر نفراتی که امکان صحبت کردن خواهند داشت یکی از آیتم‌های اساسی است که هر فروشنده‌ای از شما خواهد پرسید. تعداد میکروفن‌های کنفرانس بر این اساس تعیین میگردد.

تهیه و آماده سازی نقشه و عکس از سالن:

از هر فروشنده‌ای بخواهید قبل از ارائه طرح حتما از سالن شما بازدید نماید ولی قبل از آن ارائه نقشه و عکس از زوایای مختلف سالن باعث می‌گردد بتوانید اطلاعات بهتری در اختیار فروشندگان قرار دهید و آنها با دید بهتری طرح اولیه خود را آماده نمایند.

در خواست مشاوره از شرکت‌های معتبر:

بهتر است قبل از گرفتن پیشنهاد قیمت از شرکت‌ها، از آنها بخواهید بدون توجه به مارک و برند سیستم‌های کنفرانس شما را با فناوری‌های جدید این صنعت آشنا نمایند. در این صورت شما آگاهانه‌تر با فروشندگان مذاکره خواهید نمود و در نهایت سالن “به روزتری” خواهید داشت.

پس از بازدید و ارائه پیشنهاد فنی و مالی سیستم کنفرانس از طرف فروشندگان، برای انتخاب بهترین طرح علاوه بر در نظر گرفتن بودجه سازمانی باید موارد زیر را هم بررسی نمایید:

– آیا فروشنده راه حل کاملی برای تجهیز سالن کنفرانس به شما ارائه داده است؟ آیا در صورت محدودیت بودجه می‌توانید آن را در چند فاز به انجام برسانید؟

-آیا هزینه‌های نصب و راه اندازی در قیمت‌های سیستم کنفرانس محاسبه گردیده است؟

-آیا سیستم کنفرانس پیشنهادی با سایر سیستم‌های صوتی تصویری از قبیل ویدئو کنفرانس سازگار است؟

-آیا استفاده از سیستم کنفرانس برای کاربران و اپراتورهای سازمان شما آسان است؟

-آیا فروشنده سابقه فروش و انجام پروژه‌های مشابه را دارد؟ ( هر چه پربارتر باشد احتمالا برای شما نیز انتخاب بهتری است!)

-آیا برند سیستم کنفرانس معرفی شده دارای وب سایت رسمی بوده، جزوه برندهای بین المللی است و با گارانتی معتبر ارائه می‌گردد؟

در نهایت با در نظر گرفتن این موارد و با بررسی سوابق فروشنده، امید است بتوانید سالن کنفرانس خود را با جدیدترین سیستم‌های کنفرانس صوتی و تصویری تجهیز نمایید و جلسات پرباری در آن برگزار نمایید.